Näe yksityiskohdat – Ymmärrä kokonaisuus – Tunnista vaikutukset!

Haastoin taannoin muutaman ihmisen kanssani miettimään, tuleeko mieleen yhtään tuotetta, jota ei koskaan olisi tarvinnut muuttaa. Emme sellaista keksineet, eikä se ole mikään ihme. Kautta aikain ihminen on kehittänyt keksimäänsä ideaa, mikä on johtanut muutostarpeisiin. Toki, tehokkaintahan se olisi keksiä jokin täydellinen tuote, joka ideasta lähtien olisi täydellinen valmistus- ja toimitusketjua sekä asiakasta varten, MUTTA se taitaa olla yhtä mahdoton ajatus kuin ympärivuotinen auringonpaiste Suomenniemellä.

Muutoksen tarpeen tunnistaminen

Todettakoon siis, että muutos on väistämätöntä. Onnekseni sen ovat tunnistaneet myös yritykset, joille termi muutostenhallinta on noussut niin sanotusti kuumaksi aiheeksi. Sen lisäksi on myös todettu käytännössä se, että hallitsematon muutos aiheuttaa kuluja. On myös tilanteita, joissa muutoksen vaikutukset kokonaisuudessa jäävät huomioimatta eli kuviteltu hallittu muutos on todellisuudessa hallitsematon – tästä seuraa pahimmassa tapauksessa kaaos. No niin, kaamoksesta pois ja otetaan auringonpaiste tilalle! Olemme jo puolitiessä menossa kohti ratkaisua, kun olemme ymmärtäneet ongelman.

Jotta pystymme hallitsemaan tehokkaasti kokonaisuutta sekä etenkin muutoksia kokonaisuudessa, on meidän ymmärrettävä

      • kokonaisuuteen liittyvät yksityiskohdat
      • yksityiskohtien keskinäiset suhteet 
      • muutoksen vaikutukset

Tämä saattaa kuulostaa monimutkaiselle ja tässä vaiheessa jo voisi itse kultakin tippua hanskat kädestä. Eihän kukaan voi tietää ja muistaa kaikesta kaikkea! Olemmehan vain ihmisiä. Miten me sitten mahdollistamme tehokkaan kokonaisuuden- ja muutostenhallinnan?

Muutostenhallinnassa tieto on avainasemassa

Kun ymmärrämme toiminnan tarkoituksen ja kriittisen datan merkityksen, pystymme määrittelemään tehokkaat prosessit ja käyttämään hyödyksi teknologioiden tuomat kilpailuedut. Kokonaiskuvan ymmärrys auttaa sitten ihmisiä toimimaan tehokkaasti käyttäen hyväksi teknologiaa ja ohjeistuksia.

Ihmisten, prosessien ja teknologioiden saumaton yhteistoiminta luo siis pohjan luotettavalle tiedonkeruulle, tiedon säilömiselle, jakamiselle ja ylläpitämiselle. Tieto on tekijä, jota ilman olemme hukassa.  Jos tieto ei ole saatavilla, emme tiedä, mitä, milloin, miten meidän pitäisi tehdä. Jos taas tieto ei ole luotettavaa, teemme asioita mahdollisesti väärin. Näistä syistä jollain keinolla tieto on pidettävä ajantasalla ja luotettavana. Tässä mukaan kuvioihin astuu muutostenhallinta!

Muutostenhallinnalla varmistetaan, että 

      1. Olemme huomioineet vaikutukset

      2. Data muutoksen jälkeen on valmis jälleen seuraavaa muutosta varten

      3. Voimme luottaa siihen, että suunnittelijat tekevät muutoksia oikeisiin versioihin

      4. Osto hankkii oikeita osia

      5. Tuotanto valmistaa laadukkaita tuotteita

      6. Varastossa osataan hallita materiaalit tehokkaasti

      7. Asiakaspalvelu saa jäljitettävyystiedon

Yllä mainitut vaatimukset luovat perustan muutosprosessille.

PLM-ratkaisu avuksi

Toimiva prosessi tuettuna toimivalla PLM-ratkaisulla, joka on integroitu suunnitelmallisesti tarvittaviin liiketoiminnan sovelluksiin, antaa parhaimmat edellytykset tunnistaa muutosten vaikutukset ajoissa sekä mahdollistaa ihmisten työssäonnistumisen ja tehokkuuden  muutosten yhteydessä.

Teamcenter on yksi käytetyimmistä järjestelmistä, joka mahdollistaa muutostenhallinnan. Teamcenterin käyttö on meille IDEAL PLM:llä jokapäiväistä ja meillä on yli 25 vuoden kokemus järjestelmän käytöstä. Tutustu Teamcenteriin ja muutostenhallintaan alla olevista linkeistä.

Haluatko kuulla lisää aiheesta? Ota yhteyttä!

Sähköposti

Anne-mari.ranta@ideal.fi

Puhelin

 0405695960

———————————————————————————————-

I’ll start this blogpost by asking a simple question. Do you know anyone who has designed a product that turned out perfect on the first try? A product design with data perfect for procurement, manufacturing, testing, customer support et cetera, et cetera. This would be an IDEAL situation for any company, right?

I’m sorry to say that it’s almost impossible. Even though we are able to simulate almost anything nowadays and with incredible credibility, the change is – at some point – evident. I could even bet on it and say that there’s no product or process that has remained unmodified throughout its whole life cycle. Even if the design would be totally perfect, it’s not enough to reassure that there won’t be needs for change from other initiatives, like sourcing, authorities or whatever the source might be.

Ok, so what’s the problem? Just update the specs and drawings, buy new parts and use them. That’s it. No big deal!

Unfortunately, what goes around comes around. And the worst-case scenario is that you don’t even realize that you’ve managed to miss some impacts. The later it’s noticed, the more it’s going to cost. That can almost be considered as a rule. But as depressingly this negative approach may sound, I’m excited to say, we generally have begun to understand both details and entity when it comes to engineering changes. Companies have started to realize that in order to be able to keep the ball rolling in a controlled manner from design phase to delivery, they need processes, agreed procedures and tools for engineering change management. So, now I’ll share positive news on how we can increase the effectiveness of change management!

3 ways to increase effectiveness of change management

As for the design engineer, a mechatronic assembly could be described as a puzzle, where every piece must match perfectly to each other to achieve good quality. The change management professional faces the same “puzzle mindset” and needs to understand the details and impacts of the change to effectively manage the entity.

Organize procedures, processes and tools

      1. It’s not only the data you need to consider, but also the processes which involve engaged data and people, that are contributing to the process. The more complicated some change cases are to handle, the more aware you need to be of procedures, processes and tools. As the procedures are well-organized and processes are stable, you’ll know exactly what you need to do and when.  You might experience the same feelings as my former colleague did, thinking: “Stop! Too much information!” But don’t worry, as long as the information is logical and the relations between things are comprehensible we are out of the woods; which describes change management in its simplest form.

        Incorporate technology and allow access to data

      2. Luckily, we’ve got technologies to link data, people and processes. The technology is developing together with the process understanding and increasing demand of effective change management. In addition to an understanding of the process requirements, you need to recognize the roles in the organization but most of all, have complete access to data. This means that data in the systems must always be related to something. The data is not complete if it’s “kind of hanging around” in the system without any relation and that data isn’t certainly found when it’s needed the most. The complete data with relations tells us the impacts of the change; if not directly, it will lead us to the right tracks. We owe that to the PLM system that provide various functionalities. With wide integrations between different business applications, we can ensure that we have all the data we need available at any stage of the process.

        Create closed-loop processing of data

      3. The data has to be ready for the new change – in other words having a closed-loop processing for data is a must. This ensures that the designers work with the correct versions of the designs, procurement buys the correct items, manufacturing produces good quality products, warehouse knows how to handle materials and customer service receives the correct information for traceability – only to mention a few fundamental results of engineering change management, in addition to side effects! The better the data quality is, the easier the change management gets.

Make it easier with a PLM solution

With efficient processes supported by functioning PLM solutions integrated to essential business applications we offer people the best conditions to see those details and can contribute to their professional performance to manage the entity.

Entity is built from details – understand both!

Teamcenter is one of the most used solutions that makes Change Management possible. At IDEAL PLM we use Teamcenter daily, with over 25 years of experience of using the solution. Find out more about Teamcenter and Change Management from the links below.

Are you interested in hearing more about the topic? Get in touch!

Email

Anne-mari.ranta@ideal.fi

Phone

 0405695960

Solution Architect

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *